En varios sectores de industria pesada, muchas organizaciones continúan luchando por elevar la productividad en mantenimiento. Las herramientas digitales, como sistemas computarizados de gestión del mantenimiento (CMMSs) cada vez más avanzados, prometían simplificar las tareas de mantenimiento y confiabilidad. Pero muchas veces tenían el efecto contrario, sumando complejidad y reduciendo el seguimiento y control. Nuestras observaciones indican que la mayoría de los trabajadores de la primera línea realizan tareas activamente durante menos de la mitad de su jornada. En muchas compañías, esa proporción es aún menor, y puede llegar a solo el 30 por ciento.
Esta baja productividad casi nunca es resultado de un esfuerzo insuficiente por parte de los empleados. La causa raíz por lo general nace de las complejidades de combinar el conjunto adecuado de competencias, materiales, herramientas, equipos de protección personal (PPE), acceso a maquinaria, paquetes de tareas, permisos y supervisión para posibilitar una ejecución efectiva.
En este contexto desafiante, muchas compañías están evaluando el uso de herramientas digitales adicionales que las ayuden con la planificación, el seguimiento y la ejecución del mantenimiento. Y si bien los sistemas de gestión digital del trabajo (DWM) existen desde hace décadas, las soluciones más recientes son sensiblemente más económicas y fáciles de implementar que sus predecesoras. La implementación de un sistema DWM solía consistir en un proyecto de cinco o seis meses con altas dosis de soporte especializado. Gracias a los avances en usabilidad, accesibilidad y facilidad de integración con otros sistemas, las herramientas actuales pueden estar listas en solo tres o cuatro semanas.
Y por sobre todo, el valor de la gestión digital del trabajo está hoy ampliamente comprobado. La tecnología ha permitido a algunas compañías mejorar la productividad del personal de mantenimiento del 15 al 30 por ciento. En otras, el uso de sistemas DWM para optimizar la planificación y la implementación de paradas y proyectos de transformación redujo la duración de las interrupciones en hasta un tercio.
A pesar de lo expuesto, no todas las implementaciones de DWM son igual de exitosas. Para lograr que el abordaje funcione es necesario conocer las áreas específicas del ciclo de mantenimiento donde estas tecnologías pueden agregar valor (ver recuadro “El valor de los sistemas de mantenimiento inteligentes”). Y, tal como sucede con cualquier herramienta digital avanzada, lograr impacto duradero solo es posible si las organizaciones miran más allá de la tecnología y promueven cambios en los procesos, las mentalidades y los sistemas de gestión en general.
Las implementaciones de DWM más exitosas suelen destacarse en tres aspectos. Primero, rediseñan los procesos de manera de eliminar las fugas de valor y sacar provecho de las capacidades del sistema. En segundo lugar, tienen una perspectiva amplia del valor, y ponen el foco en los beneficios tanto para la compañía en general como para los usuarios de la función de mantenimiento en particular. Y tercero, integran los nuevos sistemas a la infraestructura digital existente en la organización.
Optimizar primero los procesos
Una vez que una organización identifica las áreas donde la gestión digital del trabajo puede aportar valor, el paso siguiente es comprobar que los procesos estén preparados para capturar ese valor. Esta optimización de los procesos es fundamental para impedir que actividades que no agregan valor sean parte del nuevo sistema, y para garantizar que planificadores y supervisores puedan aprovechar al máximo sus capacidades.
Una compañía minera, por ejemplo, decidió introducir un nuevo sistema DWM para gestionar una importante transformación de la función de mantenimiento. Inicialmente, la empresa formó un equipo Agile con la misión de diseñar una nueva manera de trabajar para la preparación, la ejecución y el análisis de las interrupciones de las operaciones. A continuación, el equipo colaboró con el proveedor de tecnología para asegurar que el sistema DWM ayudara a cumplir cuatro objetivos clave.
- El sistema recogió información de los contratistas sobre todas las tareas definidas durante la fase de planificación de la transformación.
- Luego, el equipo utilizó esos datos para evaluar una serie de escenarios, lo que le ayudó a comprender de qué manera impactaría cada abordaje en el cronograma del proyecto y los requerimientos de recursos.
- Durante la ejecución del proyecto, el equipo monitoreó los avances en tiempo real utilizando datos recopilados en el terreno y empleó esa información para intervenir inmediatamente en caso de demoras.
- Al final del proyecto, el equipo de trabajo analizó áreas donde la realidad difirió sustancialmente del plan, identificó las causas raíz de las desviaciones y lanzó un conjunto de iniciativas para solucionarlas.
A lo largo de varias transformaciones, este ejercicio permitió a la compañía mejorar su tasa de cumplimiento de cronogramas del 70 al 95 por ciento, y al mismo tiempo reducir la duración total de las paradas un 25 por ciento. “Esta nueva manera de trabajar con la ayuda de la tecnología sin dudas ha sido un cambio revolucionario”, sostuvo el supervisor de mantenimiento a cargo del proyecto. “Ahora somos más eficientes y efectivos, y las personas están más comprometidas con su trabajo. Lamento que no lo hayamos descubierto antes”.
Adoptar una perspectiva holística de la creación de valor
A la hora de encarar el rediseño de sus procesos de mantenimiento con DWM, las compañías pueden aplicar una perspectiva holística acerca del valor que pretenden obtener del nuevo sistema. Ello implica utilizar tanto un enfoque centrado en el negocio como otro con el cliente en el centro: el primero para garantizar que la inversión en DWM rinda sus frutos, y el segundo para estimular la aceptación por los usuarios y maximizar el valor generado. En la práctica, este abordaje holístico del valor se logra incluyendo a una amplia variedad de miembros del negocio durante el diseño y la implementación del nuevo sistema. Conocer las dificultades experimentadas por el personal de la primera línea, los planificadores de mantenimiento y los gerentes de planta ayuda a los equipos de implementación a diseñar mejor los nuevos procesos digitales para resolver problemas de larga data.
En una compañía de productos químicos, por ejemplo, el patrocinador del proyecto DWM era también un usuario final del sistema. Durante la fase inicial de recopilación de información, recibió input de un importante número de técnicos, planificadores y supervisores de mantenimiento. El esfuerzo reveló una inquietud dominante en la función: la gran cantidad de tareas acumuladas que reducía la confiabilidad de la planta.
Con esta información, el equipo encargado del sistema pudo enfocar la implementación inicial en la gestión del backlog. En unos pocos meses, el nuevo sistema ayudó a reducir el backlog de mantenimiento de 32 semanas a alrededor de ocho, con una disminución del 25 por ciento del tiempo ocioso no planificado. “Si esto hubiera sido impuesto por el centro corporativo, probablemente no habría funcionado”, opinó el patrocinador del proyecto. “Sabía cuáles eran las dificultades que todos estaban experimentando, y gracias a ello pude transmitirlas a nuestro socio tecnológico. Ya han pasado dos años, y no puedo imaginar cómo sería tener que volver a trabajar de la manera anterior”.
Construir un ecosistema digital integrado
La consideración final para la implementación exitosa de un sistema DWM es su integración efectiva con el ecosistema de TI de operaciones y mantenimiento. Los datos sobre el trabajo de mantenimiento almacenados en el sistema DWM, por ejemplo, pueden vincularse con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión computarizada del mantenimiento (CMMS) de la organización. De esta manera, la compañía dispone de un registro exhaustivo del desempeño de los activos y su historial de mantenimiento para apoyar iniciativas de mejora del rendimiento y la confiabilidad. De igual modo, la medición de la efectividad global de los equipos (OEE) o los sistemas de monitoreo de estado pueden configurarse para emitir una orden de trabajo automática en el DWM si se ingresan códigos específicos o si se detectan fallas.
Los sistemas DWM pueden generar valor significativo en industrias con uso intensivo de activos, pero ese valor solo podrá ser capturado si la implementación está bien orientada (pone el foco en los pasos clave del proceso), es holística (aborda en simultáneo los procesos subyacentes, los usuarios finales y las palancas de valor) e integral (aporta y deriva valor de las soluciones y los sistemas existentes). En el próximo artículo de esta serie analizaremos el otro gran caso de uso de las tecnologías digitales avanzadas en mantenimiento – el mantenimiento predictivo – y explicaremos por qué una implementación exitosa exige una lógica similar.
