La pandemia de COVID-19 ha puesto enorme presión sobre las cadenas de abastecimiento globales, incluidos cierres de fábricas, puertos y aeropuertos que interrumpieron la distribución de materias primas y productos terminados. Al inicio de la pandemia, los departamentos de Compras se pusieron en modo de “gestión de crisis” para aliviar las disrupciones, mediante iniciativas como la adquisición de equipos de protección personal para los empleados o la ayuda a pequeños proveedores con la gestión del efectivo.
Sobre la base de nuestras investigaciones y del feedback de ejecutivos de todo el mundo, creemos que las compañías pueden volver a confiar en Compras para recuperarse de la crisis actual, en forma muy similar a lo que sucedió en el pasado. Pero para que Compras lidere el camino, las empresas deberán reinventar no solo lo que la función hace sino también la manera en que opera, así como desarrollar nuevas capacidades.
Nuestro análisis sugiere que Compras podría obtener el máximo beneficio enfocando sus iniciativas estratégicas en cinco áreas clave: fortalecer la resiliencia de la cadena de suministro, diseñar estrategias de creación de valor desde cero, invertir en innovación y alianzas con proveedores, acelerar la adopción de herramientas digitales y analíticas, y transformarse a un modelo operativo ágil. Si encaran estos cambios proactivamente, los líderes de Compras podrán no solo contrarrestar algunos de los peores efectos de la crisis, sino también posicionarse para avanzar a paso firme en el futuro.
Compras ya ha liderado esfuerzos previos de recuperación de crisis
Las compañías tienen muchas cosas de que recuperarse. A la fecha de este artículo, varias de las mayores economías del mundo estaban experimentando contracciones económicas récord.
Sin embargo, la función ya ha ayudado a muchas compañías a superar crisis globales antes. Según nuestra investigación, en los cinco años inmediatamente posteriores a la crisis financiera global de 2008, el retorno total de los accionistas (TRS) de las empresas ubicadas en el primer cuartil de capacidades de compras fue 42 por ciento mayor que el de las compañías del cuartil inferior (Gráfico 1).
También notamos que las compañías con funciones de Compras de alto desempeño vieron retornar sus valuaciones a los niveles pre-crisis tres años más rápido en promedio, y también lograron reducir el costo de los bienes vendidos (COGS) como porcentaje de los ingresos, mejorando sus ganancias (EBITDA) en tres puntos porcentuales más que sus pares menos eficientes.
Nueva crisis, nuevos desafíos
Si bien Compras puede desempeñar nuevamente un papel clave en la recuperación de la crisis, esta vez los líderes tendrán que usar un abordaje diferente para resolver un amplio rango de nuevos problemas. En una encuesta reciente, los principales líderes de la función en Asia-Pacífico destacaron una diferencia significativa entre los esfuerzos de recuperación luego de la crisis financiera global y lo que está sucediendo ahora. En ese entonces, la mayoría de las compañías se concentraron en estrategias para reponerse de los efectos financieros de la recesión. Hoy día, además de recuperar la rentabilidad y hallar maneras de preservar el efectivo, las empresas enfrentan desafíos adicionales como cambios en la dinámica de abastecimiento, nuevas formas de trabajar y creciente volatilidad de la demanda, y además deben mitigar los riesgos en su cadena de suministro para volverla menos vulnerable a las disrupciones (Gráfico 2).
Una mirada más cercana a los mayores desafíos ilustra exactamente a qué se enfrentan los líderes de Compras:
Cierres regionales y disrupciones en el abastecimiento.
Cuando la pandemia interrumpió las entregas, no hizo más que poner de manifiesto los problemas de una cadena de abastecimiento global compleja. En otra encuesta de McKinsey, el 93 por ciento de los ejecutivos de Compras y de cadena de suministro (CS) manifestaron que planeaban aumentar la resiliencia de sus CSs, y el 44 por ciento dijo que estaría dispuesto a sacrificar parte de las eficiencias de corto plazo para lograrlo – aunque este tipo de “negociación” podría ser evitable en algunos casos. Construir relaciones con proveedores más diversos puede ayudar a las compañías a soportar nuevas disrupciones en la disponibilidad de suministros.
Cambios en la dinámica del mercado y los pools de valor.
La pandemia transformó la dinámica del mercado y el valor en muchas industrias, como por ejemplo la expansión de los pools de valor de compañías tecnológicas con plataformas en la nube que ayuda a trabajadores remotos a colaborar y al mismo tiempo ejerce presión sobre el mercado de inmuebles comerciales y las aerolíneas. Paradigmas vigentes durante décadas están siendo abandonados: el avance constante del abastecimiento global está dejando paso a la regionalización del suministro, y los inventarios “Lean” están siendo reseteados en favor de mayores stocks de seguridad.
Faltantes provocados por la volatilidad de la demanda.
En los inicios de la pandemia, los picos de demanda y las disrupciones en el abastecimiento provocaron faltantes de productos esenciales como papel higiénico, lejía o “cloro” y desinfectante para manos. La construcción puede experimentar un aumento en la demanda de algunos servicios, como el estímulo a proyectos residenciales y de infraestructura motorizado por recursos gubernamentales. Los líderes de Compras tendrán que colaborar aún más de cerca con los equipos de ventas y de planeación para anticiparse a los cambios del mercado y reaccionar con rapidez.
Cambios en las formas de trabajar.
El trabajo desde el hogar ya se estaba volviendo popular desde antes de la pandemia. El distanciamiento social forzado aceleró el rediseño de los espacios de trabajo—y en particular la transición hacia el trabajo remoto – antes de lo que cualquiera habría imaginado. Como sucedió también en otras áreas, este giro alteró la manera de operar de Compras. Las reuniones de equipo, las visitas a proveedores, las negociaciones y otras interacciones cara a cara que los profesionales de Compras veían como algo habitual se volvieron virtuales o directamente desaparecieron, impulsando nuevas maneras de trabajar.
Cinco pasos para reinventar la función de Compras
Sobre la base de esta investigación, conversaciones con líderes globales de Compras y nuestro trabajo con grandes organizaciones, creemos que estos cinco pasos ayudarán a preparar a las organizaciones para el éxito (Gráfico 3).
Mejorar la resiliencia de la cadena de suministro.
Al volverse más globales e interconectadas, las cadenas de suministro se enfrentan a nuevos desafíos, entre otros el cambio climático, el surgimiento de un sistema económico multipolar, mayores riesgos geopolíticos y la amenaza de crisis sanitarias masivas. Durante los últimos años, una de cada veinte compañías sufrió una disrupción en su cadena de suministro con un costo de al menos USD 100 millones. Las organizaciones con redes de abastecimiento complejas, como la industria automotriz o los fabricantes de tecnología, son particularmente vulnerables.
Este es un buen momento para llevar a cabo una evaluación detallada de los riesgos para la CS y comenzar a gestionarlos mejor. Las compañías pueden aumentar la transparencia trabajando con sus proveedores para conocer más sobre quiénes los abastecen y sus propias cadenas de valor. La planeación de la continuidad del negocio ha cobrado un nuevo significado, y las contingencias ya no se diseñan pensando en una planta que pueda quedar fuera de servicio, sino en la imposibilidad de acceder a un país entero. Las simulaciones con juegos de guerra pueden sacar a la luz vulnerabilidades ocultas. Un productor global de electrónica realizó un test de stress detallado de su cadena de suministro, y descubrió que cerca de una cuarta parte del gasto tenía un alto nivel de riesgo debido a su concentración en tres categorías de componentes críticas. Ahora, la compañía está implementando un plan de varios pasos con la participación de 100 proveedores dirigido a reducir los gastos de alto riesgo un 40 por ciento.
Diseñar estrategias de categoría desde cero y crear valor.
Los líderes de Compras están reevaluando categorías individuales de gasto para aprovechar al máximo los cambios en la dinámica del mercado y responder a los riesgos que plantean los nuevos pools de valor. Al inicio de la pandemia, algunos de los giros más dramáticos ocurrieron en los sectores de inmuebles comerciales y de petróleo y gas, entre los más afectados por los cierres forzados. Para capturar o recuperar el potencial valor creado por los cambios, posiblemente haya que repensar por completo las estrategias para las categorías afectadas. Por ejemplo, para crear valor en el rubro inmuebles comerciales, en lugar de limitarse a renegociar los arrendamientos será necesario analizar cómo podrían evolucionar las prácticas organizacionales con el crecimiento de formas de trabajo flexibles y remotas. Colaborando con RRHH y TI en estrategias de categorías para determinar el footprint ideal de oficinas, Compras puede ayudar a obtener mejores resultados a largo plazo, enfocándose en el “acceso a espacios de trabajo en función de las necesidades” en lugar de “más espacio al más bajo precio”.
Algunas organizaciones de Compras tratarán de minimizar su exposición al riesgo por medio de contratos que incorporen incentivos por buen desempeño. En vez de contratar con proveedores de TI en base a tiempo y materiales, los departamentos de Compras pueden asociar los honorarios de sus contratistas a los resultados obtenidos, o reemplazarlos por suscripciones que sujeten el gasto al uso o los resultados, lo que puede mejorar el rendimiento y reducir los costos de capital iniciales.
Invertir en alianzas e innovación.
Las empresas están en busca de oportunidades para crear ventajas competitivas que contrarresten la recesión causada por la pandemia, incluidas alianzas e innovación conjunta. Conectarse con socios que ya posean la infraestructura u ofrezcan un servicio complementario puede facilitar y agilizar la adaptación a un contexto nuevo y cambiante. En Australia, durante el pico de la crisis, los supermercados contrataron a miles de trabajadores de aerolíneas que habían quedado sin trabajo por la reducción de las operaciones para responder a un aumento imprevisto de las ventas. Una cadena de tiendas de alimentos en India implementó entregas a domicilio junto a una compañía local de viajes en automóvil y así evitó el costo de adquirir una flota de vehículos propia. Las inversiones estratégicas también pueden ser una opción atractiva, como lo ilustran las plataformas digitales en sectores como servicios financieros, equipamiento industrial o comercio minorista. Es probable que las alianzas de este tipo se vuelvan habituales gracias a los esfuerzos de las compañías por crear ventajas competitivas junto con sus proveedores para desarrollar nuevos productos o servicios.
Acelerar la adopción de soluciones digitales y analíticas.
Los líderes de compras están considerando digitalizar sus funciones desde hace rato. Pero nuestras charlas con ellos sugieren que los avances han sido lentos. Muchos están atrapados en lo que llamamos el “purgatorio de pilotos”, haciendo inversiones pequeñas en casos de uso seleccionados que nunca llegan a escalar para lograr impacto tangible en sus negocios. La rápida adopción de nuevas maneras de trabajar impuesta por la pandemia forzó a las compañías a acelerar la migración a la tecnología digital. Con el afianzamiento del trabajo remoto como parte de la “nueva normalidad”, la digitalización deviene un elemento facilitador clave para una colaboración efectiva entre funciones. En Asia, un productor de acero mejoró la colaboración en Compras adoptando una plataforma de negociación con proveedores basada en la nube. El personal de Compras, Operaciones y Legales accede a la plataforma para preparar y revisar las condiciones de contratación propuestas, lo que acelera las negociaciones con proveedores y permite obtener mejores resultados.
Asimismo, para contrarrestar las presiones sobre los márgenes y la mayor volatilidad inducidas por la crisis, el análisis de gastos puede ofrecer una rica fuente de nuevos conocimientos y oportunidades que en combinación den lugar a ventajas competitivas. Por ejemplo, para la compra de algunos minerales, la analítica predictiva ayuda a integrar información como actividad minera, despachos, clima e indicadores económicos, e incluso analizar imágenes satelitales de reservas acopiadas en puertos para una mejor predicción de los precios de mercado.
Transformarse a un modelo operativo preparado para el futuro.
Para liderar en el nuevo escenario, los departamentos de Compras necesitan transformar su manera de operar y de colaborar con stakeholders internos y externos. Un modelo operativo ágil ayuda a la función a ajustar las operaciones hacia arriba o hacia abajo y reaccionar con rapidez ante cambios repentinos del lado de la oferta. Los métodos ágiles pueden ser aplicados a cuestiones estratégicas clave, por ejemplo asignando a un equipo “sprint” multifuncional la tarea de acelerar la captura de valor en una categoría de gasto determinada, o creando una “fábrica de negociación” que produzca negociaciones contractuales al estilo de una línea de ensamblado o incorpore rápidamente un nuevo proveedor.
Estas formas de trabajar novedosas exigen nuevas habilidades: los ingenieros y científicos de datos están proliferando en los departamentos de Compras de las empresas líderes, y la demanda de capacidades de datos es cada vez mayor. Los líderes de Compras también tendrán que desarrollar las habilidades “blandas” requeridas para cultivar colaboraciones sólidas con proveedores y cooperar en forma más eficaz con las funciones internas del negocio en forma más ágil. Para ello será menester atraer nuevos talentos y capacitar a los existentes. Las organizaciones líderes están adoptando métodos de entrenamiento virtuales y herramientas digitales de “gamificación” para mejorar los resultados de capacitación de sus trabajadores más experimentados. Las organizaciones de compras ganadoras adoptarán una cultura de aprendizaje continuo como forma de vida.
La función de Compras está en condiciones de impulsar los esfuerzos de recuperación post-pandemia de las organizaciones. Algunas compañías visionarias irán un paso más allá y reinventarán por completo la función para aumentar el valor que esta puede entregar. Las inversiones en prácticas y capacidades más sólidas y aptas para lo que viene darán frutos en el corto plazo, y ayudarán a las organizaciones a emerger más fuertes y mejor preparadas para cualquier crisis futura.
