Tener los proveedores adecuados puede transformar el desempeño de una organización. Las compañías que mantienen sus bases de suministro en sintonía con lo mejor que el mercado puede ofrecer obtienen grandes ventajas competitivas. Según nuestra investigación, las organizaciones más destacadas pueden alcanzar costos entre 5 y 10 por ciento más bajos y una exposición a riesgos clave (por ejemplo, la dependencia de un único proveedor de piezas críticas) 20 a 50 por ciento menor que sus pares. Del mismo modo, los proveedores con capacidades de vanguardia contribuyen a diferenciar los productos y elevar la participación de mercado.
Sin embargo, esta sincronización se está volviendo más difícil en una economía global caracterizada por cambios rápidos y en la que la vida promedio de las compañías es cada vez más corta y las disrupciones en la cadena de suministro son moneda corriente. En un contexto tan volátil, un proveedor que hoy resulta apropiado podría no serlo en un futuro cercano, y es por ello que las empresas deben tener la capacidad para identificar e incorporar nuevos socios con rapidez.
En la mayoría de las organizaciones, sin embargo, la búsqueda de nuevas alternativas es un proceso tedioso y en su mayor parte manual. En promedio, se necesitan casi tres meses y más de 40 horas de trabajo de un especialista en abastecimiento para completar la búsqueda de un nuevo proveedor, todo ello para considerar poco más de una decena de opciones en una población de miles de candidatos.
Por ese motivo, debido al tiempo y el esfuerzo requeridos, la identificación de nuevos proveedores no suele ser algo prioritario, y las compañías se conforman con los proveedores que tienen desde hace décadas y con mejoras de desempeño modestas, dejando un alto valor sin aprovechar y exponiéndose a peligrosas disrupciones en sus cadenas de abastecimiento.
¿Y si fuera posible buscar en toda la economía global en cuestión de días para hallar el proveedor ideal?
Una búsqueda más inteligente
Una novedosa metodología de evaluación de proveedores está emergiendo. La nueva generación de herramientas combina el expertise humano con un algoritmo de inteligencia artificial (IA) para mejorar radicalmente el proceso de identificación y así examinar millones de proveedores en una fracción del tiempo.
Un experto de la categoría describe el producto, servicio o capacidad de fabricación pretendida, junto con las restricciones del caso (como localización) en lenguaje simple. La información sobre millones de proveedores, continuamente actualizada, proviene de una variedad de bases de datos públicas, privadas y comerciales, algunas de ellas globales y otras de regiones específicas. A continuación, el experto procede a entrenar iterativamente un algoritmo de procesamiento de lenguaje natural (NLP) para realizar búsquedas en las descripciones de proveedores de la base de datos combinada.
Con unas pocas iteraciones, el algoritmo de NLP acorta la lista a unos pocos candidatos que se ajustan a los criterios establecidos por el profesional de compras. Esta metodología iterativa posibilita que las herramientas de búsqueda operen con una velocidad y precisión sin precedentes para elaborar una lista abreviada de potenciales proveedores a partir de una enorme base de datos en pocas horas (Gráfico).
La agilidad de este abordaje quedo comprobada durante las primeras semanas de la crisis del COVID-19. Un gobierno regional enfrentaba un cuello de botella en su capacidad de testeo debido a faltantes de insumos clave, como hisopos y medios de transporte viral. El rápido aumento de la demanda provocado por la pandemia había absorbido la capacidad excedente de los proveedores locales, y forzó al departamento de compras a buscar en otra parte.
Utilizando IA, el equipo logró identificar más de 30 potenciales proveedores en todo el mundo en menos de una semana. Muchos de esos proveedores no producían en ese momento los ítems exactos que necesitaba la organización, pero tenían las capacidades para hacerlo. Cuando el equipo de compras contactó a los fabricantes de la lista corta, más del 70 por ciento manifestó poder cumplir el pedido. Así, se firmaron nuevos contratos de abastecimiento dos semanas después del inicio de la búsqueda, y en menos de un mes la organización ya contaba con material suficiente para duplicar su capacidad de testeo. Más adelante, replicó la misma metodología para adquirir mascarillas N95 para sus médicos y el personal de la primera línea.
Las herramientas de evaluación inteligentes no son útiles únicamente durante una crisis. La nueva metodología también está cambiando la manera en que las empresas desarrollan nuevos productos, ingresan a nuevos mercados y optimizan continuamente sus bases de suministro. Un fabricante de equipamiento deportivo, por ejemplo, tomo la decisión estratégica de incorporar funcionalidades de audio y video a sus productos. La empresa sabía que la demanda de esas características era alta, pero no contaba con experiencia en la tecnología ni conocimiento del mercado proveedor.
Como ilustra el gráfico, la organización implementó IA para identificar casi 90 potenciales proveedores en apenas tres días, incluidos muchos de industrias que el equipo de abastecimiento no había considerado anteriormente, como fabricantes de equipos de audio marinos. Un análisis posterior de las competencias y los rangos de productos de estos proveedores derivó en una lista corta de una decena de posibles colaboradores.
El desarrollo de herramientas de evaluación basadas en IA está cambiando drásticamente la velocidad de identificación de proveedores calificados para optimizar la base de suministro de las compañías. Ahora, los profesionales de compras tienen la posibilidad de hallar a los socios más prometedores en cuestión de días y entre millones de candidatos, lo que les permitirá reaccionar a los rápidos cambios en la economía actual. Esta necesidad de velocidad continuará en aumento, y las compañías que sepan aprovechar mejor las nuevas tecnologías capturarán la mayoría de los beneficios.
