À titre d’adjoint·e de direction, vous travaillerez avec les consultant·es et gestionnaires qui vous seront attribué·es pour organiser et optimiser leur temps, gérer leurs calendriers d’activité complexes et dynamiques et coordonner la logistique de leurs déplacements.
Dans ce rôle, vous aurez la responsabilité de planifier, d’organiser et de réaliser d’importants projets (p. ex., des appels et des rencontres nécessitant la coordination des horaires de plusieurs leaders seniors). Vous serez également responsable de prévoir des rencontres internes et avec les clients, des téléconférences, des réunions Zoom, des événements et des séminaires, ainsi que des déjeuners/dîners.
Vous collaborerez avec les clients, les représentant·es administratif·ves des clients et les membres de leurs divers services afin de créer des flux de travail harmonieux, sollicitant l’aide d’autres personnes ou les assistant au besoin, et effectuerez tous les suivis nécessaires dans le cadre de vos fonctions. Vous ferez preuve de la flexibilité voulue pour vous assurer que les actions requises sont prises de façon appropriée et opportune et que les délais sont respectés. Vous agirez également à titre d’agent·e de liaison pour les personnes qui vous seront attribuées et vous assurerez que les divers services de la Firme fournissent le soutien demandé, de manière efficace et en temps voulu.
Les principaux volets de votre rôle incluent les responsabilités suivantes:
- Vous organiserez et tiendrez à jour les calendriers d’activité complexes des membres de l’équipe de direction qui vous seront assignés.
- Vous gérerez toutes les communications, y compris les réponses à la correspondance qui ne requièrent pas l’attention personnelle des professionnel·les du service client.
- Vous répondrez à tous les appels téléphoniques de manière professionnelle et efficace et développerez des relations étroites et continues avec les adjoint·es des cadres supérieur·es chez nos clients.
- Vous produirez des documents et des rapports précis, conformes aux formats appropriés, souvent dans des délais serrés.
- Vous fournirez une gamme de services administratifs (p. ex., planification de voyages, organisation de dossiers, préparation et soumission de notes de frais, tâches administratives et de comptabilité) afin de soutenir efficacement les professionnel·les du service à la clientèle.
- Au besoin, vous soutiendrez la planification et la réalisation d’importants projets, conférences, et autres réunions et événements à l’extérieur du bureau.
- Vous collaborerez avec les autres adjoint·es de direction et assurerez leur relève en cas de besoin.
- Horaire de travail hybride (certains jours au bureau sont requis).