Vous effectuerez une variété de tâches administratives sur place qui contribuent collectivement à la fonctionnalité et à l’apparence du bureau. Vous ferez partie intégrante de l’équipe Services administratifs de Montréal et soutiendrez les différents champs de travail au sein du département – y compris la réception, les services de traiteur, la salle de courrier et le soutien à l’impression.
Cela comprend, sans s’y limiter, l’entretien des salles de conférence, des espaces communs, des bureaux, des postes de travail et des cuisines. Vous assisterez les collègues dans la réservation des salles et les demandes de réunion, et vous traiterez les demandes par courriel et la mise en place des salles selon les besoins (installation et démontage des tables et des chaises). Vous assurerez la gestion de la réception, notamment en accueillant/accompagnant les invité·es, en répondant au téléphone, en aidant au transport, etc. Vous aiderez à commander des services de restauration, vous vous occuperez de placer les aliments et les boissons pour les réunions au bureau et vous réapprovisionnerez les collations, les fruits, le café, les assiettes et les ustensiles ainsi que d’autres articles du garde-manger. Vous fournirez un soutien à la salle de courrier, notamment en traitant/triant le courrier, en recevant et en préparant les colis pour l’expédition et en coordonnant les services de messagerie. Vous utiliserez également du matériel de photocopie et de reliure en fonction des besoins.
Dans ce rôle, vous servirez également de point de contact pour les services mondiaux de TI, contribuant aux responsabilités informatiques de base et aidant à déployer l’équipement technologique de bureau. Vous gérerez les cartes d’accès et les badges, et ferez suivre les informations selon les besoins. Vous collaborerez également avec l’équipe régionale des Services administratifs, notamment en soutenant d’autres collègues des Services administratifs au besoin.