Du bist aufmerksam, professionell, freundlich und überaus engagiert? Du möchtest Mitarbeitenden und Gästen aus aller Welt einen erstklassigen Service bieten und effiziente Abläufe sind für dich kein Fremdwort? Dann bist du in unserem Office Services Team genau richtig!
Für unser Büro in Düsseldorf suchen wir dich ab sofort in Vollzeit, zunächst befristet auf 12-18 Monate, als Mitarbeiter:in für den Empfang/Office Administration.
Zusammen mit unserem fünfköpfigen Empfangsteam bist du die erste Anlaufstelle in unserem Düsseldorfer Büro. Schnell und flexibel hilfst du bei allen organisatorischen Aufgaben und gewährleistest den reibungslosen Ablauf unserer Services und Office Alltags. Von Beginn an übernimmst du Verantwortung für eigene Aufgabenbereiche. Gemeinsam mit dem Team entwickelst du den hohen Qualitätsstandard unseres Büros kontinuierlich weiter.
Du betreust Kolleg:innen und Gäste aus dem In- und Ausland kompetent vor und nach Besprechungen – und gibst jederzeit zuverlässig Auskunft. Außerdem kümmerst du dich um Raumreservierungen, stellst eine reibungslose und optimale Raumplanung sicher und sorgst dafür, dass jeder Veranstaltungsraum mit der gewünschten Technik ausgestattet wird.
Darüber hinaus erledigst du vielfältige administrative Tätigkeiten und verantwortest u.a. die Rechnungsabwicklung externer Dienstleistungen für den Bürobetrieb. Zusätzlich managst du den gesamten Prozess unserer Geschäftsausstattung deutschlandweit, inklusive des Einkaufs.
Dein vielseitiges Arbeitsgebiet umfasst zudem die Verwaltung und Bewirtschaftung unserer Bürofläche, die Abstimmung und Terminkoordination mit dem technischen Gebäudemanagement des Hauses sowie die Einhaltung und Umsetzung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Bürobetrieb.