Probablemente, todos los profesionales en el área de Compras escucharon, al menos una vez, esta pregunta: ¿cómo podemos gestionar más efectivamente nuestro gasto de cola? También conocido en inglés como C-material spend, el gasto de cola comprende entre el 80 y el 90 por ciento de todos los materiales adquiridos —principalmente pedidos de bajo volumen y, a menudo, pedidos infrecuentes o que se realizan por única vez y se derivan a una amplia gama de proveedores. A pesar de la gran cantidad de artículos incluidos en el gasto de cola, este representa solo entre el 10 y el 20 por ciento del gasto total de una empresa (Cuadro 1).
Las características distintivas del gasto de cola hacen que su gestión sea intrínsecamente más compleja en contraposición a las categorías tradicionales. Por lo tanto, una gran cantidad de profesionales del área de Compras concluye que no vale la pena intentar optimizar este gasto. Pero esa conclusión puede estar errada. Los gerentes tienen la oportunidad de lograr entre un 5 y un 15 por ciento de ahorros en esta categoría de gastos, sobre todo en las empresas que no gestionaron el gasto de cola en forma eficiente en el pasado. Y la realidad contundente es que son muchas las empresas que no gestionan el gasto de cola con la misma rigurosidad que aplican a sus gastos principales —como monitorear de cerca las tendencias de compras en el mercado y renegociar periódicamente con los proveedores para lograr precios más favorables. En consecuencia, están malgastando su dinero.
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Tomemos como ejemplo una empresa con un gasto directo total de tres mil millones de dólares —de los cuales, cuatrocientos millones representan gastos de cola con un potencial de ahorro del 5 al 15 por ciento. Al no gestionar su gasto de cola para captar esos ahorros, la empresa se pierde una oportunidad de USD 40 millones.
Se busca: un modo mejor
Con el advenimiento de las nuevas herramientas digitales y las capacidades cada vez mayores de los distribuidores, las empresas ahora pueden gestionar su gasto de cola con la misma rigurosidad que aplican a su gasto principal —aunque en un modo decididamente diferente. Consideremos las herramientas digitales. Las nuevas plataformas digitales que se pueden adaptar fácilmente a las necesidades individuales de las empresas son especialmente prometedoras. Estas plataformas soportan solicitudes de información (RFI, por su sigla en inglés) y solicitudes de cotización (RFQ, por su sigla en inglés) electrónicas a gran escala, junto con la gestión electrónica de documentos, en modos que no eran posibles previamente.
Estas herramientas electrónicas para la gestión de compras evolucionaron rápidamente. Ahora ofrecen una experiencia de usuario sencilla que soporta una implementación más ágil y amplia de eventos de compra, como poder llevar a cabo una licitación a gran escala y con todas sus funciones en solo dos meses. En efecto, una empresa recientemente se contactó con aproximadamente 300 proveedores en una sola RFQ para más de 3.000 rubros, y pudo hacer el seguimiento de las ofertas entrantes y los ahorros obtenidos con tan solo un clic.
Consolidar compras en un solo distribuidor puede generar beneficios adicionales. Para un proveedor, garantizar la disponibilidad de algunos rubros en el gasto de cola quizás no sea prioritario, lo cual deja al comprador con pocas opciones de suministro (si es que las tiene). Trabajar con un distribuidor que puede tener en su inventario cientos de artículos de gasto de cola aumenta la participación de ese distribuidor en el negocio del proveedor, creando economías de escala e incentivos para identificar más eficiencias en la cadena de suministro y en la manufactura. Conscientes de esta oportunidad, más distribuidores recientemente comenzaron a ofrecer el suministro de artículos de gasto de cola como parte de su estrategia de servicio.
En consecuencia, las empresas que usan herramientas digitales y generan estrategias de distribución inteligentes no solo ahorran dinero y tiempo destinados a compras, sino que también simplifican sus operaciones al reducir la cantidad de proveedores con los que trabajan. Las ventajas a largo plazo son incluso mayores, puesto que ofrecen valiosas perspectivas de sus mercados de compras y fortalecen las relaciones con proveedores, los cuales se convierten en mejores socios con quienes es más fácil trabajar.
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Gasto de cola digitalizado en acción
Si bien la idea de gestionar el gasto de cola en forma más efectiva no es nueva en el área de Compras, hasta ahora no se encontraban disponibles los medios para lograrlo. Para ver cómo las herramientas digitales pueden ayudar a que las empresas capten un valor no explotado en el gasto de cola, a continuación, analizamos pasos importantes en ese proceso.
Preparar los datos del producto
Antes de que una empresa pueda iniciar el proceso de RFQ, debe poder indicarles a sus proveedores y distribuidores qué desea comprar exactamente. Sin embargo, como la mayor parte de las empresas no gestiona el gasto de cola con atención, se hicieron escasos esfuerzos por mantener una base de datos maestra de productos (con detalles como su manufactura y envasado) en sistemas centralizados de planificación de recursos empresariales (ERP, por su sigla en inglés). En nuestro trabajo en diversos sectores, detectamos que, en promedio, solamente entre el 20 y el 40 por ciento de los datos necesarios para una licitación se almacenan en forma centralizada y están fácilmente disponibles. Por el contrario, ese tipo de datos se encuentra diseminado por toda la organización, a menudo en formatos no estandarizados entre unidades de negocios, plantas de producción o departamentos de Compras locales.
Para superar estas limitaciones y hacer que el resto del proceso de gasto de cola se torne más eficiente y efectivo, las empresas pueden utilizar herramientas de extracción de texto y algoritmos analíticos que extraen datos sobre el producto de todas las fuentes disponibles, incluyendo bases de datos locales, sistemas de ERP, órdenes de compra archivadas y documentos afines. El uso de reglas heurísticas (como la conversión automática de litros en kilogramos o libras, o la traducción de términos de etiquetado a los códigos de etiquetado de la ONU) puede automatizar parcialmente el proceso de verificación de datos y aumentar la calidad de los datos hasta en un 20-50 por ciento. Además, al aumentar su pericia humana con modelos analíticos, los científicos de datos pueden llenar los espacios en blanco en el proceso de verificación de datos que no pueden captar las técnicas digitales, logrando una mejora adicional en la calidad de datos en el orden del 10-30 por ciento. Los equipos de Compras locales pueden aprovechar su experiencia y conocimiento sobre la industria y mercado para realizar un control de calidad final de los datos.
Generar una estrategia de distribuidores/proveedores
Para optimizar el gasto de cola, las empresas deben definir una estrategia de canal de compras. Si bien una gran cantidad de productos y servicios se puede comprar mediante distribuidores, en el caso de otros productos y servicios se requiere su compra directa al fabricante original, quizás debido a especificaciones estrictas o a la falta de disponibilidad a través de distribuidores.
El primer paso para desarrollar una estrategia de canal de compra, por lo tanto, es diseñar un esquema de segmentación de productos. En la industria química, por ejemplo, diferenciar los productos químicos especiales de los productos básicos (commodities) que se comercializan constituye la segmentación a nivel general. Sin embargo, los detalles de la segmentación cuentan, e incluyen factores como la disponibilidad de los distribuidores, la posición en el mercado de la organización que compra los productos, el tamaño y la fragmentación del gasto. Eso significa recopilar mucha más información, parte de la cual provendrá de los procesos de RFI y RFQ.
Emitir las RFI
Antes de poder solicitarles cotizaciones de precios a sus posibles proveedores, una empresa necesita contar con conocimiento exhaustivo del mercado de oferta. Eso significa entender qué proveedores o distribuidores, y en qué países, pueden suministrar cada producto de interés dentro del precio, la cantidad y el plazo apropiados. Para obtener estas respuestas, es natural que una compañía emita una RFI.
Hoy en día, mediante el uso de una plataforma digital parar emitir una RFI electrónica que llegue a la mayor cantidad posible de proveedores en el mundo, una empresa puede generar rápidamente un mapa de calor integral del mercado de oferta. A menudo, este proceso revela información crucial, como los lugares donde la gran cantidad de distribuidores genera un mercado más competitivo (Cuadro 2). Eso permite que los profesionales del área de Compras realicen una búsqueda de proveedores más específica y definan los precios objetivo. También pueden generar planillas individualizadas para la presentación de ofertas durante la fase de la RFQ.
Con el conocimiento obtenido mediante la herramienta de RFI electrónica, los compradores se pueden cerciorar de que la planilla de cada oferente incluya solo aquellos artículos con capacidad de entrega confirmada. La herramienta genera ventajas para los proveedores, al evitarles perder tiempo en responder las RFQ de productos que no pueden entregar según los requisitos del cliente.
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Emitir las RFQ
Las nuevas plataformas digitales que facilitan RFQ electrónicas (con información provista en las RFI, también electrónicas) son ideales para las características distintivas del gasto de cola: grandes cantidades de productos que necesitan cotización, combinadas con un enorme universo de oferentes que desean cotizar. Estas tecnologías también facilitan el proceso de licitación para compradores y oferentes. Ninguna de las partes tiene que instalar un software nuevo. Por el contario, inician sesión en la plataforma, tal como lo hacen compradores y oferentes en subastas en línea.
Todo el proceso de licitación está digitalizado y se lleva a cabo en una base de datos. Gracias a las herramientas de analítica de datos, se pueden realizar múltiples rondas de oferta. Después de una ronda inicial, los oferentes pueden ver cómo sus ofertas se comparan con un conjunto superior de propuestas presentadas por otros oferentes, y saber si su propia propuesta es atípica. En una ronda final, reciben precios objetivo, los cuales se fundamentan en los comportamientos de oferta registrados previamente. Para encontrar a los mejores oferentes del grupo, la lógica de decisión totalmente automatizada del sistema aplica criterios cuantitativos (como precios y cantidades de orden de compra) y cualitativos (como la clasificación de los distribuidores).
La velocidad es otra de las ventajas clave de este enfoque. El sistema digital de licitaciones puede discernir inmediatamente quién ganó una subasta en particular, con su correspondiente cantidad de artículos, a la vez que cuantifica instantáneamente los ahorros del comprador que dio inicio a la licitación. No hace falta que los oferentes esperen para enterarse del resultado de una subasta en que hayan participado, como tampoco hace falta que los compradores que inician la licitación dediquen tiempo a comparar una gran cantidad de diversos documentos. Con solo hacer clic en un botón, ambos actores pueden ver los resultados de la subasta.
Una empresa hizo una prueba piloto de una iniciativa de gasto de cola, para lo cual envió planillas Excel solamente a tres distribuidores a fin de obtener cotizaciones. El proceso de presentación de ofertas no fue transparente, implicó el intercambio reiterado de información por correo electrónico a lo largo de varios meses y no generó ningún ahorro para la empresa. Con el nuevo sistema de la empresa, el proceso de RFQ para gasto de cola ahora se lleva a cabo en solo cuatro semanas, e incluye varios cientos de oferentes y una cantidad de artículos 25 veces superior. Al llevar a cabo varias rondas, se generaron ahorros y la empresa pudo consolidar sus proveedores, pasando de varios cientos a cerca de 50.
Gestionar requisitos para la aprobación de proveedores
Algunas industrias, como la industria farmacéutica y el sector aeroespacial, se caracterizan por tener estrictos requisitos para dar de alta a sus proveedores, puesto que deben cumplir con normas regulatorias de seguridad y de otras áreas. Cumplir con estos requisitos insume un tiempo considerable e implica un proceso complejo de recopilación de documentos, revisiones e instancias de control. Las mismas plataformas para licitaciones digitales que las empresas usan para las RFI y RFQ electrónicas, a veces también se pueden utilizar para simplificar y acelerar el proceso de aprobación de proveedores (Cuadro 3).
A través de funcionalidades como el intercambio de documentos, se les puede indicar automáticamente a los oferentes ganadores que ingresen la documentación necesaria para su aprobación como proveedores. Para aquellos proveedores que aún no fueron aprobados, las empresas pueden combinar procesos manuales y automatizados para completar el proceso de aprobación correspondiente a una serie de productos de una sola vez.
Integrándolo todo
Tal como descubrió la empresa mencionada previamente, la combinación de estos cambios puede lograr un impacto sorprendente. Con la implementación de las nuevas herramientas y capacidades en toda la red mundial de la empresa, los equipos del área de Compras registraron ahorros totales de gasto de cola en el orden del 5 al 10 por ciento. También se redujo notablemente la complejidad para compradores y proveedores. Al mismo tiempo, mejoró significativamente la calidad de los datos, medida según la cantidad de productos cuyos datos de especificación disponibles eran insuficientes a los efectos de una licitación.
Estos logros sentaron las bases para una mayor automatización del procesamiento de recolección de datos y licitaciones en el futuro. Finalmente, la empresa digitalizó su proceso de compras por completo y logró una celeridad sin precedentes al llevar a cabo todo su proceso de aprobación.
El gasto de cola no va a desaparecer. Sin embargo, gracias a los avances de las tecnologías digitales, las empresas ahora pueden gestionar proactivamente las complejidades y los costos inherentes a esta categoría de gastos. Los equipos del área de Compras que aprovechen estas tecnologías ahora transformarán lo que solía ser un problema costoso, pero inevitable, en una fuente de valor adicional para su empresa.
