Desde que estalló la pandemia de la COVID-19, muchas empresas han puesto en marcha modelos de trabajo flexible en busca de una mejor experiencia de los empleados, un ahorro en los costos inmobiliarios y unas operaciones más sostenibles. Sin embargo, una encuesta de McKinsey entre ejecutivos inmobiliarios y de experiencia de los empleados de 50 compañías revela que la mayoría de las empresas solo han arañado la superficie.
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En la encuesta se preguntó qué tan avanzadas están las empresas en la implementación de las 12 prácticas que McKinsey ha identificado como claves para desarrollar estrategias de trabajo híbrido efectivas y sostenibles (para una descripción de la encuesta, consulte el recuadro "Nuestra metodología"). Las respuestas sugieren que muchas empresas se están enfocando en datos y tecnologías útiles, y están pensando estratégicamente sobre el trabajo presencial y a distancia, pero la mayoría aún está luchando por lograr el equilibrio adecuado en la creación de modelos de trabajo "verdaderamente híbridos". Incluso algunas de las empresas con más visión de futuro están dejando sobre la mesa tanto las mejoras del rendimiento como un gasto inmobiliario más eficiente.
En este artículo analizamos los resultados e identificamos lo que las empresas están haciendo bien y lo que pueden mejorar. También arrojamos luz sobre cómo varias partes interesadas pueden usar los conocimientos de la encuesta para orientar sus próximos pasos. En nuestra experiencia, las empresas que aprenden cómo los empleados utilizan los espacios de trabajo y comprenden qué cambios son necesarios para satisfacer sus necesidades, pueden asignar el capital de manera más eficiente y diseñar lugares de trabajo más eficaces.
Los desarrolladores y operadores también tienen la oportunidad de apoyar a sus inquilinos a medida que transforman su fuerza laboral y sus experiencias en el lugar de trabajo. Los propietarios e inversionistas de bienes raíces pueden atraer a ocupantes de vanguardia si comprenden los nuevos imperativos del sector y ofrecen servicios y soluciones empresariales, además de espacios físicos.
Las empresas solo han entendido una parte de la ecuación híbrida
Los resultados de la encuesta revelaron que casi un tercio de las estrategias por las que preguntamos, incluida la recopilación de datos sobre el sentimiento de los empleados y la consideración de la sostenibilidad, se están aplicando de forma sistemática (ver gráfica). Otro tercio de los comportamientos que hemos identificado como mejores prácticas, como aprovechar la tecnología avanzada en el lugar de trabajo y crear sistemas de trabajo desde cualquier lugar, fue adoptado por un número menor de empresas. Otro tercio de las mejores prácticas, incluida la implementación de un sistema de prueba y medida y la documentación de los procesos, se escapan incluso a los inquilinos más progresistas.
Hemos observado que relativamente pocas empresas han abordado de forma agresiva todo el espectro de capacidades que crearían la mejor experiencia en el lugar de trabajo, lo que nos sorprende dados los amplios beneficios potenciales. Para algunos, las percepciones arraigadas —incluida la noción de que más días en la oficina es la medida del éxito— pueden obstaculizar un cambio significativo. Para otros, puede que sea más fácil atenerse a las viejas normas que replantearse nuevas formas de trabajar. Las empresas pueden descubrir que la implementación de entornos magnéticos e inclusivos requiere importantes recursos financieros y de liderazgo. A pesar de lo difícil que puede ser enfocarse en las 12 prácticas descritas en la encuesta, creemos que las ventajas, que incluyen ahorros inmobiliarios potenciales y una mejora de la satisfacción y el desempeño de los empleados, merecen el esfuerzo.
La mayoría de las empresas están dominando varias capacidades básicas
Casi todos los encuestados coinciden en que sus organizaciones han creado sistemas para recabar la opinión de los empleados sobre la experiencia en el lugar de trabajo, lo que refleja una concienciación cada vez mayor sobre el valor de una experiencia positiva de los empleados.
Cuarenta y uno de los encuestados están de acuerdo en que sus empresas han identificado los momentos que importan virtualmente o en persona. Estas organizaciones pueden ayudar a los trabajadores a tomar decisiones inteligentes sobre cuándo es más impactante estar juntos o notificarles cuándo pueden estar en la oficina compañeros de su red. Estos enfoques pueden ser mejor recibidos que los mandatos que exigen días específicos de trabajo presencial, especialmente si los empleados no perciben ningún beneficio por estar en la oficina en esos momentos.
Treinta y siete encuestados coinciden en que sus empresas están utilizando tecnologías avanzadas en el lugar de trabajo para permitir el trabajo sin interrupciones desde cualquier sitio, lo que subraya cómo las herramientas como las videoconferencias y las pizarras digitales se convirtieron en elementos esenciales en los primeros días de la pandemia. Esperamos que el horizonte cercano implique una mayor adopción de la comunicación asincrónica, así como la integración de tecnologías de realidad aumentada y virtual para ayudar a facilitar las interacciones con los compañeros.
Por último, casi todos los encuestados dicen que consideran la sostenibilidad ambiental y el riesgo climático en sus decisiones de experiencia en el lugar de trabajo, lo que probablemente refleja la creciente concienciación de que el entorno construido es un sector que emite muchas emisiones de carbono, responsable directa o indirectamente de aproximadamente el 40 por ciento de las emisiones globales de CO2.
Muchas empresas están a mitad de camino en cuanto a prácticas más dinámicas
La encuesta identificó deficiencias en la forma en que las empresas se preparan para los cambios en sus lugares de trabajo. Por ejemplo, solo dos tercios de los encuestados afirman que los lugares de trabajo físicos de sus organizaciones podrían modificarse si cambiaran los requisitos empresariales, como en el caso de la actividad de fusiones y adquisiciones o de una mayor competencia por el talento. Menos de la mitad dicen disponer de un proceso para probar y medir nuevos conceptos.
Veintinueve encuestados afirman tener muy claros los objetivos de su empresa sobre la experiencia en el lugar de trabajo. Esta podría ser una oportunidad perdida: una clara “visión de estrella del norte” (North Star vision, se refiere a una visión de largo plazo, que proporciona dirección e inspira) para las empresas puede proporcionar una valiosa continuidad mientras los líderes prueban enfoques sobre cómo, dónde y cuándo se realiza el trabajo.
Más de la mitad de los encuestados están de acuerdo con la afirmación: "Nuestra estrategia de experiencia en el lugar de trabajo se basa en una amplia gama de conjuntos de datos interconectados". Esto indica que casi la mitad de las empresas no están utilizando análisis avanzados para sintetizar información como patrones de movilidad, datos demográficos y percepciones de los empleados. Al no aplicar las técnicas de inteligencia empresarial disponibles a la experiencia en el lugar de trabajo, las empresas pueden tener dificultades para predecir tendencias matizadas, como, por ejemplo, si una población específica de empleados acude a la oficina con menos frecuencia que otros.
Casi todas las empresas tienen dificultades con el trabajo híbrido
Aunque las organizaciones reconocen que el trabajo híbrido es la nueva normalidad, la mayoría aún no ha adoptado los verdaderos principios híbridos, que incluyen la creación de políticas, flujos de trabajo y documentación para ayudar a los empleados a comprender las formas más eficaces de trabajo híbrido.
Veintidós encuestados dicen que tienen un ejecutivo dedicado que es responsable de la experiencia en el lugar de trabajo. Y solo 16 encuestados afirman que sus organizaciones cuentan con un libro de tácticas que documenta cómo se hace el trabajo, lo que significa que les falta un paso clave para crear y comunicar una visión unificada del lugar de trabajo.
Un enfoque bien documentado del trabajo flexible y un ejecutivo enfocado en su éxito son esenciales para las organizaciones “primero a distancia” (remote-first) y para muchas empresas nacidas después de la era pandémica. Las empresas multinacionales y tradicionales, basadas principalmente en oficinas, pueden tener dificultades para crear estas capacidades, pero son cada vez más cruciales para definir y comunicar la filosofía y la práctica de la experiencia en el lugar de trabajo de una empresa.
La excelencia en la experiencia en el lugar de trabajo puede conducir a mejores decisiones inmobiliarias
En teoría, una empresa que pasa de que todos sus empleados trabajen siempre en la oficina a un modelo más flexible puede mejorar la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo y crear eficiencias inmobiliarias. En la práctica, debido en parte a algunas de las debilidades reveladas en la encuesta, las empresas pueden estar desaprovechando algunos de estos beneficios. Estos son algunos ejemplos de oportunidades inmobiliarias que pueden estar al alcance de las empresas con mayor capacidad de respuesta a los cambios en las pautas de trabajo:
Un propósito claro para el lugar de trabajo
A las empresas que han establecido y comunicado una “visión de estrella del norte” para su plan de trabajo flexible, les puede resultar más fácil inspirar a los empleados para que regresen a la oficina. Un aspecto crucial de esta visión es comprender de manera profunda qué momentos son realmente importantes para los objetivos de la empresa, de modo que los empleados sepan por qué se les necesita in situ y cómo su presencia contribuye al éxito. Una empresa líder en ciencias de la vida, por ejemplo, rediseñó su sede en torno a un enfoque que denominó "seguir la molécula", lo que significa que los planos de planta siguen el desarrollo científico: los equipos de descubrimiento, investigación, desarrollo y manufactura trabajan en espacios que fluyen de uno al otro.
Un propósito claro para el lugar de trabajo puede ayudar a los líderes a tomar decisiones sobre ubicaciones, gestión de activos e inversiones en eficiencia energética y otros objetivos de sostenibilidad, así como en hospitalidad y otros servicios de experiencia.
Menor riesgo a largo plazo y mayor elasticidad
Las empresas que reportan un alto nivel de recopilación de una "amplia gama de conjuntos de datos interconectados" pueden tener más confianza a la hora de tomar medidas audaces con sus opciones inmobiliarias. Una imagen clara de los datos puede permitirles alejarse de los arrendamientos a largo plazo y utilizar una variedad cada vez mayor de opciones.
Desde antes de la pandemia, ha habido un crecimiento constante de las ofertas de lugares de trabajo flexible, incluidas las oficinas con servicios1 y los proveedores externos de coworking. Hoy en día, cada vez más propietarios y operadores de oficinas de alta gama ofrecen servicios flexibles de oficina y reuniones bajo sus propias marcas. Algunas empresas arrendatarias pueden satisfacer la demanda temporal de más espacio para escritorios o reuniones en el mismo edificio donde alquilan su espacio principal.
Además de los datos de utilización del espacio en tiempo real, las empresas que conectan los datos demográficos, de desempeño y de percepción del lugar de trabajo y de los empleados, pueden identificar posibles puntos débiles en la forma en que sus oficinas están apoyando o atrayendo a poblaciones específicas. Esto podría mejorar la experiencia en las ubicaciones existentes y guiar los principios de diseño y activación para nuevos emplazamientos.
Aceptar el cambio continuo
¿Cuál es la solución definitiva para el trabajo flexible? A muchos líderes de empresas les gustaría dar con ella y mantenerla para siempre. Pero el trabajo flexible es mutable por naturaleza, y las empresas deben aceptar que el cambio será continuo.
El futuro de los equipos inmobiliarios corporativos puede parecerse más a la forma en que operan hoy los minoristas. Los minoristas no asumen que el comportamiento actual del consumidor se mantendrá constante; en cambio, utilizan sofisticados análisis y pruebas para poder responder continuamente a las necesidades y deseos cambiantes.
Algunas empresas pueden descubrir que sus necesidades en materia de lugar de trabajo no requieren una oficina específica, sino más bien presupuestos más elevados para viajes y servicios de espacio de trabajo y reuniones bajo demanda. Otras pueden descubrir que la solución más eficiente es que todo el mundo pase más días en la oficina. Para competir por el talento en una industria en particular, es posible que las empresas deban permitir que los empleados trabajen desde la oficina solo un día a la semana y, a su vez, tendrán que concentrarse en hacer que ese único día sea lo más eficaz posible.
Los empleadores más avanzados entienden que lo que funciona hoy puede no funcionar en, digamos, tres años, y que su sistema debe tener capacidad de respuesta. La capacidad de probar, fallar, aprender, revisar, mejorar y escalar puede generar la combinación más eficaz de políticas, diseño y estrategias de activación.
Los propietarios y operadores pueden atraer a empresas líderes como inquilinos
Los propietarios y operadores tienen la oportunidad de diferenciar sus ofertas respondiendo de manera preventiva a algunas de las interrogantes que plantea el trabajo flexible. Una forma de hacerlo es labrarse una reputación por diseñar espacios creativos, pero también por usar análisis avanzados, flexibilidad de la cartera y servicios de hospitalidad. Este tipo de empresas innovadoras tratan a los inquilinos como miembros de la comunidad y se centran en ofrecer soluciones.
En medio de un mercado inmobiliario de oficinas débil en muchas de las principales áreas metropolitanas,2 los propietarios y operadores que busquen atender a sus inquilinos más vanguardistas podrían obtener una ventaja de las siguientes maneras:
Ofrecer tecnología que ayude a los inquilinos a comprender el uso
Los principales actores inmobiliarios trabajan con sus inquilinos para comprender las carencias de sus estrategias de personal y ofrecerles un menú de soluciones. Estas podrían incluir un mejor seguimiento de los datos para que los inquilinos entiendan cómo utilizan sus empleados los espacios de oficina, así como transparencia en el uso de la energía que los ocupantes pueden emplear para cumplir con los requisitos de informes sobre consumo energético.
Una experiencia tecnológica totalmente conectada está orientada tanto a los empleados (por ejemplo, a través de aplicaciones de experiencia de los empleados) como a los ejecutivos (por ejemplo, a través del software y los cuadros de mando de gestión de edificios).
Ofrecer productos que respondan a estrategias de “prueba y aprendizaje”
Los propietarios con visión de futuro colaboran estrechamente con sus inquilinos para garantizar que los espacios se construyan de forma que se adapten a las necesidades cambiantes de los empleados. Las opciones en el entorno construido podrían incluir mobiliario y diseños modulares y espacios de trabajo y reunión compartidos. Los propietarios también pueden organizar eventos, ofrecer servicios en el edificio y vincular a los inquilinos con servicios y actividades del vecindario circundante; estas ofertas pueden cambiar con el tiempo para adaptarse mejor a las necesidades cambiantes de los ocupantes.
El propietario del futuro puede apoyar a los inquilinos en la evaluación y ampliación de los proyectos piloto de nuevas formas de trabajar, ayudándoles a hacer un seguimiento y evaluar los comentarios de estas exploraciones y compromisos.
En la actualidad, muchos líderes de empresas están más preocupados por el debate en curso sobre el número de días en la oficina que por las capacidades y estrategias desplegadas para crear una experiencia de trabajo sostenible, receptiva y magnética. Un mundo en el que el trabajo flexible es la norma ofrece oportunidades para que las empresas creen fuerzas de trabajo más felices y productivas, al tiempo que maximizan la eficiencia en el gasto inmobiliario. Hacerlo bien no es sencillo, pero las recompensas pueden merecer la pena.