تحليل تأثير العلاقة بين الرئيس التنفيذي ومدير التسويق على نمو الشركات

ووفقًا لدراسة أجراها معهد ماكنزي بالتعاون مع رابطة المعلنين الوطنيين، تبين أن الرؤساء التنفيذيون الذين يعتبرون التسويق أهم عناصر استراتيجيات النمو يميلون إلى تحقيق معدلات نمو سنوية تتجاوز 5%، وهو ضعف ما يحققه أقرانهم في المجال. وتؤكد الدراسة على ضرورة وجود تعاون دائم ومتين بين الرئيس التنفيذي ومدير التسويق لضمان فعالية الخطط التسويقية. وفي إحدى حلقات بودكاست ماكنزي، يستكشف روبرت تاس، أحد شركاء ماكنزي، مع روبرتا فوسارو، مديرة التحرير، أفضل الطرق لتطوير هذه العلاقة بين الرئيس التنفيذي ومدير التسويق وتعزيزها لضمان النجاح المشترك.

نقدم في الفقرة الثانية من الحوار مقتطفات من سلسلة "حوارات مع المؤلفين"، حيث نستضيف الكاتبة كارين إم. ريد، وهي مؤلفة تقرير "الواقع الافتراضي المفاجئ: إتقان فن الاجتماعات الافتراضية" الذي صدر عن دار وايلي في مارس 2021. وفي هذا الحوار، تكشف كارين عن أسرار ونصائح مهمة لتنظيم اجتماعات افتراضية فعّالة ومثالية.

تحليل شامل للرؤساء التنفيذيين ومدراء التسويق

روبرتا فوسارو: أجرى معهد ماكنزي دراسة تناولت العلاقة بين الرؤساء التنفيذيين ومدراء التسويق. السؤال الآن: لماذا سلطت الدراسة الضوء على هذه العلاقة داخل فريق الإدارة العُليا بالتحديد؟

روبرت تاس: عندما ينفّذ الرئيس التنفيذي استراتيجية الشركة، من المهم جدًا أن يكون للمسؤولين عن الأقسام المختلفة دور في اتخاذ القرارات. لذا، قمنا ببذل الجهد لفهم العقبات والتحديات التي قد تواجه العلاقة بين الرئيس التنفيذي ومدير التسويق.

روبرتا فوسارو: كيف يقيّم الرؤساء التنفيذيون أهمية استراتيجيات التسويق بشكل عام؟

روبرت تاس: من المثير للاهتمام أن الشركات التي تنجح في التركيز على استراتيجيات التسويق تميل إلى تحقيق نمو سنوي يتجاوز 5%، ما يعني ضعف النسبة التي تحققها شركات أخرى. رغم هذا، يواجه كل من الرؤساء التنفيذيين ومدراء التسويق العديد من التحديات المعقدة التي يمكن تصنيفها ضمن فئات محددة.

هناك ثلاثة تحديات رئيسية في مجال التسويق: أولاً، ضرورة تحديد دور التسويق ضمن الخطة الاستراتيجية للشركة بشكل واضح؛ ثانيًا، الإلمام بأحدث الأدوات والتقنيات في مجال التسويق وكيفية استغلالها لصالح الشركة؛ وثالثًا، التحدي الدائم المتمثل في كيفية قياس تأثير الحملات التسويقية على الأداء العام للشركة، وبالتالي كيفية ربط الأنشطة التسويقية بنتائج الأعمال.

روبرتا فوسارو: هل يتشارك الرؤساء التنفيذيون ومدراء التسويق الرؤية ذاتها حول دور التسويق في تعزيز نمو الشركة؟

روبرت تاس: للأسف، يشير البحث إلى أن 90% من الرؤساء التنفيذيين يعتقدون أنهم يدركون أهمية التسويق وفوائده. في المقابل، يؤيد 50% من مدراء التسويق فقط هذا الرأي. وهذا يعني أن حوالي نصف مدراء التسويق يتبنون وجهة نظر مختلفة بخصوص أولويات التسويق للشركة.

روبرتا فوسارو: ما مدى وضوح دور التسويق على مستوى الإدارة العُليا في الشركات التي شملها بحثكم؟

روبرت تاس: في قطاع الأعمال، نلاحظ تنوعًا ملحوظًا في المسميات الوظيفية وتعريفات مجال التسويق، حيث ظهرت ألقاب وظيفية جديدة مثل كبير مسؤولي شؤون التنمية، والمسؤول الرقمي الأول، وكبير مسؤولي العملاء. وأدى هذا التطور إلى تقسيم عناصر التسويق الأربعة التي تُعرف باسم "المزيج التسويق الرباعي" عبر عدة أدوار في الشركات، وهو ما يشكل تحديًا في الحفاظ على استراتيجية تسويق متماسكة وفعّالة.

روبرتا فوسارو: روبرت، هل بإمكانك أن تخبرنا عن عناصر المزيج التسويق الرباعي مرة أخرى؟

روبرت تاس: التعريف الموحد للتسويق الذي وضعته شركة "بروكتر آند جامبل" على أربعة عناصر رئيسية، وهي المنتج والسعر والمكان والترويج. وجرى تطبيق هذه العناصر في مختلف الأقسام داخل الشركات. ورغم أن توزيع الأدوار هذا قد يكون له فوائده، إلا أنه يستلزم وجود شخص يلعب دور المنسق العام لمصالح العملاء داخل الشركة لضمان تحقيق التناغم والتكامل بين هذه العناصر، وكذلك تحقيق الاستفادة القصوى من استراتيجيات التسويق.

وعندما تمعّنا في الفئة الوظيفية التنفيذية الرسمية لمدير التسويق في الشركات، لاحظنا أن أقل من 40% من الشركات المدرجة على قائمة "فورتشن 500" تضم مدير تسويق أو حتى مسؤول عن العملاء ضمن كبار المسؤولين التنفيذيين. وهذا يُعتبر علامة تبعث على القلق.

لقد تغيرت استراتيجيات التسويق عما كانت عليه في الماضي

روبرتا فوسارو: هناك تطور في الأدوار في مجال التسويق. وفي الوقت ذاته، يوجد تطور في التكنولوجيا التي بدورها تتيح لمديري التسويق الوصول إلى كميات هائلة من البيانات. وكشف استطلاعنا أن هناك فجوة هائلة بين تحليل البيانات وتأثير الأعمال التجارية. فما هو سبب هذه الفجوة؟

روبرت تاس: حسنًا، يمتلك الرؤساء التنفيذيين حاليًا خبرة في مجال التسويق أقل من أي وقت مضى، حيث يُقدر أن 10% فقط من الرؤساء التنفيذيين للشركات المدرجة على قائمة "فورتشن 250" لديهم خبرة في هذا المجال. كما أن هناك تسارع ملحوظ في استخدام التكنولوجيا الرقمية في أنشطة التسويق.

نحن نتبع استراتيجية جديدة في تقييم عمليات التسويق، حيث لم تعد الإعلانات التلفزيونية هي المعيار الوحيد، بل إن هناك العديد من العوامل المختلفة التي يجب النظر فيها. ويكشف الجزء المتعلق بالبيانات الذي أشرتِ إليه أن إشارات العملاء متاحة الآن في كل مكان. وتقع على عاتقنا كمسوقين، مسؤولية تفسير هذه الإشارات وتقديمها لشركاتنا بطريقة تركز على الرؤى بدلاً من البيانات فقط، مما يمكنها من ربط العناصر المختلفة لفهم الصورة الكاملة.

علينا أن نعيد تصوّر طرق التفاعل مع العملاء على جميع المنصات، بما في ذلك يوتيوب وتيك توك وإكس وميتا. وهذا يتطلب التعلم. يجب أن تكون متشوقًا لمعرفة البيانات، وتسعى دائمًا لمعرفة كيفية تلبية احتياجات العميل على أفضل وجه.

عندما نكتشف وسيلة لقياس استراتيجية التسويق، يجب على الرئيس التنفيذي أو المدير المالي تعلم نظم القياس القائمة لفهم ما يعنيه تقليص الميزانية، وما المقصود من الاستثمار فيها، وكيف نربط تلك الأنشطة بالنتائج. ويمكن أن يساعدك هذا النظام القوي في فهم علامتك التجارية ونظرة عملائك لها ومستوى الولاء الذي يمنحونه لك.

وتبرز أهمية التقييمات التي تحصل عليها العلامات التجارية في هذا السياق. رغم ذلك، يجب توظيف نماذج اقتصادية متقدمة لتحليل دور الاستثمارات الإعلانية المتنوعة في قنوات مختلفة مثل الفيديو والمحتوى والبحث في تعزيز أداء العلامة التجارية. وتساعد هذه النماذج على فهم وربط الأثر المباشر للتكاليف التسويقية بالنتائج المرجوة، ويجب إجراء مجموعة من الاختبارات المستمرة والدقيقة. وتكون هذه الاختبارات ذات مغزى وعملية لقياس مدى فعالية الحملات التسويقية بشكل واضح وتحسين استراتيجيات الإنفاق لتحقيق النتائج المنشودة.

اتباع نهج تسويقي شامل

روبرتا فوسارو: حتى إذا أتقنت استخدام تكنولوجيا أو اتباع استراتيجية معينة، فإن هناك دائمًا تقنية جديدة أو نهج جديد يلوح في الأفق، مما يتطلب منك الاستمرار في التعلم والتطوير للحفاظ على موقعك الريادي.

روبرت تاس: هذه نقطة ممتازة. تميل الكثير من الشركات إلى التركيز على استراتيجيات الترويج بشكل أساسي. لكن المسوقين الحقيقيين، الذين يعملون بتناغم باستخدام جميع الأدوات التسويقية، يتخذون خيارات مدروسة بشأن أفضل السُبل لخدمة عملائهم وتجسيد اقتراحات علاماتهم التجارية ودفع عجلة نمو الأعمال المستدامة وتعزيز هوامش الربح.

روبرتا فوسارو: كيف بدأ مدراء التسويق في تغيير نهجهم في استخدام البيانات؟

روبرت تاس: لطالما كان مفهوم التسويق الشخصي على الإنترنت قائمًا. فهي ليست بالفكرة الحديثة؛ فقد بدأت هذه الفكرة منذ أكثر من 25 عامًا. لكن الآن، هناك علامات تجارية تُحسّن استخدامها للتخصيص وتكنولوجيا الذكاء الاصطناعي لضمان وصول الرسالة الصحيحة إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب.

إذا كنتُ أعمل في قطاع مستحضرات التجميل مثل شركة "سيفورا"، فإنني أصبحتُ الآن هدفًا حسب اهتماماتي الشخصية. إن "سيفورا" على دراية بتفضيلاتي ولون شعري وطريقة تفاعلي مع هذه العلامة التجارية والأسلوب الأمثل للتواصل معي. إن تكنولوجيا التخصيص تُحدث ثورة في طريقة تفاعلنا مع العملاء طوال تجربتهم.

يجب أن يشارك مدراء التسويق في عملية التخطيط لاستراتيجيات الشركة

روبرتا فوسارو: استنادًا إلى البيانات الواردة في التقرير، كم عدد المرات التي يشارك فيها مدراء التسويق في عملية اتخاذ القرارات ضمن فريق الإدارة العُليا؟

روبرت تاس: مع الأسف، الواقع لا يرقى إلى الطموح. وما يثير القلق هو تقلص دور مدراء التسويق إلى مجرد تنفيذ الاستراتيجيات بدلاً من المشاركة في صياغتها. ولضمان تحقيق أفضل النتائج، يجب تحقيق التوازن الذي من شأنه أن يتيح لمدراء التسويق التأثير في كلا الجانبين: صياغة الاستراتيجيات وتنفيذها. ومن المهم أن يكون لهم دور في وضع الاستراتيجيات، لا أن يقتصر دورهم على تنفيذها فقط. وهذا مثال بارز يظهر التعاون الفعال بين الرئيس التنفيذي ومدير التسويق من أجل دفع عجلة الأعمال وتنفيذ الأنشطة التسويقية التي تؤدي إلى نتائج ملموسة ومفهومة للجميع.

روبرتا فوسارو: يقدم هذا البحث خطة مفصلة لتعزيز التعاون بين الرؤساء التنفيذيين ومدراء التسويق. ويجب أن ينظر الرؤساء التنفيذيين إلى دور مدير التسويق باعتباره عامل رئيسي في توحيد الجهود الرامية إلى تنمية الشركة. هل يمكنك تفسير ماذا يعني هذا حسب احتياجات الشركة؟ وما الذي يعنيه أن تكون مُحفزاً لجهود التنمية إذا كنتَ مديراً للتسويق تشغل هذا المنصب كأي مدير آخر يقوم بواجباته الاعتيادية أو التقليدية؟

روبرت تاس: هذه النقطة هي الأهم بالنسبة لي لأنها تمثل الحاجة الأساسية لكل شركة: وهي وجود مدير تنفيذي قادر على إزالة العقبات التي يواجهها العملاء. وينبغي لنا الابتعاد عن العمل وفقًا للهيكل التنظيمي التقليدي والتوجه نحو التركيز على رغبات العميل. وفي هذا السياق، أرى أن دور مدير التسويق هو أن يكون الناطق الرسمي باسم العملاء داخل الشركة، حيث يعمل على تيسير عملية التواصل والتعامل مع الشركة لضمان تقديم تجربة أفضل للعميل.

مدير التسويق هو المسؤول عن تحليل رؤى العملاء وتطبيقها. فهو يكافح من أجل تلبية احتياجات مختلف فئات العملاء التي قد تدعمها الشركة، مع العلم أن العملاء غير متشابهين. ويتمتع مدراء التسويق بالقدرة على تلبية احتياجات عملائهم على نحو فعّال ومتميز من خلال منتجات الشركة وقنواتها المختلفة، بما في ذلك الشركات التابعة ومحركات البحث والبيع بالتجزئة وخدمة العملاء والتسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي، بهدف استقطاب العملاء. وتشكل هذه العملية العامل الأساسي لنجاح أي مشروع تجاري.

روبرتا فوسارو: كيف تقيّم مدى ارتياح مدراء التسويق لفكرة اعتبار أنفسهم عناصر فاعلة في توحيد جهود التنمية داخل الشركة؟

روبرت تاس: الخبر السار هو أن عددًا من مدراء التسويق يتمتعون بدرجة عالية من الارتياح والثقة في أدوارهم، وهو ما ينعكس جليًا في كفاءة أدائهم وتعاملهم الناجح مع الإدارة العُليا للشركة والقدرة الفائقة على تمثيل مصالح العملاء. بالإضافة إلى ذلك، يبرز تميزهم في استغلال البيانات بشكل استراتيجي واستخدامهم المبتكر للتقنيات الجديدة لدفع عجلة النمو، مما يجعلهم عناصر أساسية في تحقيق النجاح والتطور المستمر للمؤسسة.

النصيحة الرئيسية التي أقدمها لكل مديري التسويق هي ضرورة دمج استراتيجية الشركة مع احتياجات العملاء، ثم توحيد هذين العنصرين معًا بكفاءة.

والنقطة الأخيرة، والتي قد تكون الأهم، هي ضرورة أن يتحمل مدراء التسويق المسؤولية عن تحقيق نتائج تجارية مجدية وملموسة والتمتع بالقدرة على ربط النتائج بالاستراتيجيات التسويقية.

روبرتا فوسارو: كيف يمكن لمدير التسويق مساعدة الرئيس التنفيذي في فهم أحدث التطورات في مجال التسويق دون التسبب في أي إحراج أو تعارض في الآراء؟

روبرت تاس: هذا هو أحد السلوكيات التي نرى مدراء التسويق الناجحين يتبعونها. ويتمثل هذا السلوك في إتاحة الفرصة للرئيس التنفيذي وأعضاء الإدارة العُليا في شركتك لاكتشاف الابتكارات التي تغير عالمنا بسرعة. ولدي أمثلة رائعة على بعض مدراء التسويق الذين يلقون نظرة على التقنيات الجديدة من خلال اصطحاب فرقهم بالكامل في زيارات إلى معرض الالكترونيات الاستهلاكية أو منطقة "وادي السيليكون" وذلك للتعرف على أفضل الممارسات والشركات التي تبنت التطورات الحديثة وتقديم رؤية ملموسة للإمكانيات المتاحة للفريق القيادي. وهذا الجهد يتطلب استمرارية وتفانٍ، حيث يسعى مدراء التسويق المتميزون دائمًا إلى التعلم وهم فضوليون بطبعهم.

التحديات التي يواجهها مدير التسويق

روبرتا فوسارو: ما هو الاكتشاف الأكثر إثارة للدهشة لك في التقرير؟

روبرت تاس: أنا في الأساس متخصص في مجال التسويق. وقد شغلتُ منصبي كبير مسؤولي النمو ومدير التسويق، وتوليتُ منصبًا قياديًا. لذا، كان من الصعب عليّ اكتشاف وجود هذه الفجوة بين رؤيتي للتسويق ورؤية رؤسائي. كما كان من الصعب أن أدرك عدم فهم رؤسائي وعدم اعترافهم بأهمية التسويق بالطريقة التي فهمتُها بصفتي مدير تسويق.

أدركتُ بدهشة أن الموقف كان متشابهًا مع مدير قسم المالية في شركتي، وهو أمر آخر أشرنا إليه في التقرير باعتباره أفضل الإجراءات. وعندما يتبنى فريق المالية نظام قياس التسويق، يكون الأمر ناجحًا حقًا. ونحن نتناقش مع مدراء التسويق كثيرًا حول كيفية بناء علاقة وطيدة مع مدير المالية. ولا يزال هناك الكثير من الخطوات التي يجب اتخاذها لتحقيق ذلك الهدف.

روبرتا فوسارو: كيف تغير مجال التسويق خلال العشرين عامًا الماضية؟

روبرت تاس: شهد مجال التسويق تحولات جذرية خلال العشر أو الخمس عشرة عامًا الماضية. فالجميع يتذكر المسلسل الأمريكي "Mad Men"، حيث كان كل ما نريده حينها هو إعلان تلفزيوني وثلاث شبكات تكفي للوصول إلى أغلب الجمهور في الولايات المتحدة.

لقد تغير عالمنا بالكامل. الآن، بفضل الهواتف الذكية التي نحملها دائمًا ولا تفارقنا أبدًا، أصبحت طريقة تواصلنا وتلقي المعلومات مختلفة تمامًا عما كانت عليه في الماضي.

هناك حقيقتان لا مفر منهما: الحقيقة الأولى هي أن مجال التسويق يشهد تغيرات مستمرة. وهذا يعني أنه لا يمكن لأحد أن يدعي فهم كل شيء في مجال التسويق ويقف عند هذا الحد؛ فالمجال يتطور باستمرار.

وهذا يفرض على المسوقين والشركات ضرورة تحقيق مستوى أعلى من الدقة في أساليبهم. ويعني ذلك أنه يجب عليهم دومًا إجراء اختبارات لاستراتيجياتهم ومحاولة اكتشاف ما يناسبهم وما يلقى صدى لدى عملائهم.

على سبيل المثال، نتبع أنا وزوجتي أساليب مختلفة تمامًا في التسوق. زوجتي تحب البحث عن المعلومات؛ فهي تهتم بالآراء والتقييمات وتفضل زيارة الموقع الإلكتروني للمنتج عدة مرات قبل أن تقرر الشراء. أما أنا، فأفضل طريقة أسرع بكثير؛ كل ما أريده هو الضغط على زر الشراء وانتظار وصول المنتج في اليوم التالي. ما يميز عالم التسويق اليوم هو قدرته على تلبية احتياجات جميع المتسوقين بشكل فعال.

وأظهرت الدراسات، بما في ذلك الأبحاث التي أجراها معهد ماكنزي، أن التسويق عادةً ما يكون أول ما تُخفض ميزانيته خاصة في الظروف الاقتصادية الصعبة.

إلا أن الشركات التي لا تتوانى عن ضخ استثماراتها في التسويق حتى في الظروف الاقتصادية الصعبة هي التي تبرز وتتفوق على منافسيها. وتبدأ الآثار المثمرة لهذه الاستثمارات بالظهور بعد عامين إلى ثلاثة أعوام، حيث تبدأ هذه الشركات في تحقيق نمو متسارع. ويُعزى السبب في ذلك إلى استخدامها للتسويق كآلية فعالة لدفع عجلة النمو داخل المؤسسة، مانحةً إياها بذلك ميزة تنافسية على المدى الطويل.

إن الشركات بحاجة اليوم إلى العمل بشفافية تامة؛ فَلَم يعد مقبولًا أن تكون عملياتنا واستراتيجياتنا التسويقية غير واضحة. ومن المهم شرح آلية عمل خططنا التسويقية بدقة وتوضيح كيف يتحول كل دولار ننفقه إلى قيمة حقيقية. أعلم أن هناك توجهًا نحو التركيز على المكاسب قصيرة الأجل فقط، إلا أنه من الضروري التركيز على تأثير الاستثمارات على المدى الطويل لتحقيق نتائج مستدامة ومربحة وذات أثر إيجابي، وهذا الفهم العميق والتوافق حوله ضروري لضمان دعم الإدارة العُليا وتوحيد الرؤى داخل الشركة.

روبرتا فوسارو: روبرت، شكرًا لك على مشاركتك معنا في البودكاست اليوم.

روبرت تاس: شكرًا لاستضافتكم لي.

لوسيا راحيلي: فيما بعد، تشاركنا الكاتبة "كارين إم. ريد" بعض الأفكار حول أفضل الطرق لتحقيق أكبر قدر من الاستفادة من الاجتماعات عن بُعد.

كارين إم. ريد: هناك العديد من الطرق المثالية لزيادة كفاءة الاجتماعات وفعاليتها، لكنها لا تُستخدم بشكل شائع. في الواقع، تتسبب البيئة الافتراضية في تفاقم العادات السيئة. وكثيرًا ما نجد أن مكالمات الفيديو تُجرى دون حاجة حقيقية، خاصةً إذا كان الغرض منها هو التحقق من بعض النقاط فقط. وأدى الاعتماد المفرط على اجتماعات الفيديو كحل أولي إلى ما يُعرف بظاهرة "إجهاد زووم".

لقد وجدنا أن الاجتماعات الافتراضية الأكثر كفاءة هي تلك التي تكون قصيرة وتركز عل أهداف محددة. وبدلًا من التخطيط لاجتماع بجدول أعمال يتضمن عشرة بنود، يكون من الأجدى تقليصها إلى بندين فقط. كما يُفضل تنظيم اجتماع لمدة 20 دقيقة بدلاً من ساعتين، حيث يجب مراعاة قدرة المشاركين في الاجتماع على التحمل والتركيز.

أولاً، يجب التفكير جيدًا في ما إذا كانت هناك حاجة حقيقية لإجراء مكالمة عبر الفيديو. إذا كانت الإجابة نعم، فمن المهم تحديد المدة الزمنية المناسبة لها. ولا تدع جدول أعمالك يختار تلقائيًا مدة الاجتماع. إذا كان يمكنك إتمام المهمة المطلوبة خلال 20 دقيقة، فعليك إجراء مكالمة مدتها 20 دقيقة فقط. ذلك لأن عقد الاجتماعات المتواصلة دون توقف يستهلك الوقت الذي كان يمكن استغلاله في إنجاز العمل المطلوب أو تبديل المهام. ففي هذه الحالة، تجد نفسك مشغولاً في فهم ما حدث في الاجتماع السابق والاستعداد لإجراء المكالمة التالية.

من المهم أيضًا تحديد الأشخاص المناسبين لحضور الاجتماع. ويتراوح العدد المثالي لإجراء مناقشة إيجابية ومثمرة بين خمسة وسبعة أشخاص. فإذا كان عدد المشاركين في الاجتماع الافتراضي يتجاوز سبعة أشخاص وأنت ترغب في إجراء نقاش فعال، سيكون ذلك صعبًا للغاية وغير عمليًا.

وتدل جميع المؤشرات على أننا سنطبق نظام العمل الهجيبن في المستقبل القريب. لذا، يجب أن تتقن التعامل مع الاجتماعات الهجينة، حيث يتواجد ثلاثة أشخاص في غرفة الاجتماعات بينما يشارك خمسة أشخاص عن بُعد. ويواجه رئيس الاجتماع تحديًا كبيرًا يتمثل في كيفية تشجيع الجميع على التفاعل مع بعضهم البعض وليس فقط مع الأفراد في مجموعاتهم. لذلك، تقع على عاتق رئيس الاجتماع مسؤولية ضمان مشاركة الجميع بالقدر ذاته. ويمكننا أيضًا التفكير في الاضطلاع بدور "الوسيط المنسق"، وهو شخص ليس لديه مصلحة في نتائج الاجتماع، لكنه يتأكد من الاستماع إلى آراء الجميع.

يُعد تيسير التفاعل والحوار إحدى الاستراتيجيات المهمة في أي اجتماع افتراضي، حيث إن المناقشات تكون متقطعة وغير سلسة في كثير من الأحيان لأن الأشخاص لا يعرفون متى يمكنهم المشاركة في الحديث. ويمكنك استخدام الإشارات غير اللفظية التي قد تشير إلى أن شخصًا ما يرغب في التحدث، مثل ميل شخص ما نحو الكاميرا، فهذا يشير عادةً إلى رغبته في المشاركة أو إبداء رأيه.

أحيانًا يصعب التحدث خلال الاجتماعات، حيث يجد البعض صعوبة في التعبير عن آرائهم ويجدون أنه من الأسهل المشاركة من خلال كتابة النصوص. ويمكن أن تساعد الدردشة (الشات) في تحسين المشاركة في الاجتماع. لكن التحدي الرئيسي الذي يواجهه رئيس الاجتماع هو متابعة الآراء التي تُكتب في الدردشة ودمجها في الحوار الشفهي.

يعتمد الكثير من الأشخاص على الحدس في اتخاذ القرارات. إلا أننا نعيش الآن في عصر البيانات، حيث تتوفر كميات هائلة من البيانات التي يمكن للقادة الاستفادة منها لاتخاذ قرارات مستنيرة وتستند إلى معلومات دقيقة.